賃貸物件に申し込み、契約するために必要な種類は複数ありますが、それぞれ入手先などが異なるためめんどくさく感じてしまうかもしれません。
もちろん1点でも足りないと契約ができなくなってしまう可能性もあるため面倒だと言っている場合ではありませんが、いちいち調べて用意するのはやはり大変です。
そこで今回は、基本的な契約の流れの中で必要になってくる書類と合わせて、収入の安定しないフリーランスなどの場合や学生・新社会人が契約するときに必要になる書類など全て解説していこうと思います。
これから賃貸物件の契約に行くときにぜひ役立ててもらえたら幸いです。
賃貸契約時に必要な書類をご紹介
基本的に賃貸物件の契約時の流れは、 簡潔に言うと以下の３つとなります。
- 希望の物件があったら不動産会社に申し込む
- 不動産会社の審査を受ける
- 審査が通ったら契約
ここでは①と③のときに必要な書類がありますので、それぞれご説明しましょう。
①賃貸物件を申し込む際に必要な書類
契約前である「申し込み」のときに必要な書類は「申込書」と「身分証明書」の2点です。
また、申込書の記入は契約者本人と連帯保証人それぞれの情報が必要となります。
必要な情報は不動産会社によって若干異なるかもしれませんが、
- 氏名
- 生年月日
- 住所／電話番号
- 勤務先の住所／電話番号／資本金など
- 年収
- 勤続年数
などの記入を求められるため、特に勤務先の情報に関してはあらかじめ把握しておくとスムーズに進められるでしょう。
例外として連帯保証人ではなく保証会社を利用する場合は緊急連絡先(家族や親族など)となる番号が記載できれば大丈夫です。
ですが保証会社を利用した場合でも連帯保証人も合わせて必要な場合もありますので、どのようなケースになったとしても対応できるように保証人を頼んでおくと安心でしょう。
なお、申し込みとはあくまで「この部屋を借りたいです！」と宣言するだけなので、費用は発生しません。
稀に申込金を預ける場合もありますが、契約成立時や万が一キャンセルをする場合には返されますので安心してください。
このときに口約束での金銭のやり取りはトラブルの元ですので、必ず申込金の「預り証」を発行してもらいましょう。
また預り証には「預ける期間」と「一時的に預けているだけのお金であること」の2点が記載されているかの確認は必須です。
②審査通過後、賃貸契約の本契約で必要な書類
不動産会社の審査は遅くても1週間、早ければ2日後ほどで結果が分かります。
無事審査に通過すると本契約に進みますので、そのときに必要な書類と入手先、詳細は下記の通りです。
・住民票(入手先：市区町村の役場)
借りる物件に住む予定の全員分の住民票が必要です。
なお、入籍をきっかけに入居を始める予定であれば現住所の住民票を夫婦それぞれが用意します。
発行後3ヶ月以内のものが有効となりますので注意してください。
・印鑑証明(入手先：市区町村の役場)
今現在住んでいる自治体で印鑑登録をしておきましょう。
なお、登録時に印鑑証明書を発行してもらってください。
契約時には印鑑証明を受けた印鑑でないと賃貸契約書の捺印が無効となってしまうため、早めに対応しておくと安心です。
・収入証明書類
(入手先：会社員/勤務先など 自営業・フリーランス/税務署またはe-TaxのHPから交付請求)
会社員の場合は源泉徴収、自営業やフリーランスの場合は最新の確定申告書または納税証明書がそれぞれ必要になります。
・連帯保証人に関する書類(入手先：連帯保証人本人)
管理会社によって若干異なりますが、基本的に「住民票」「印鑑証明書」「収入証明」などが必要です。
サインと捺印をした同意書が必要な場合もありますので、遠方の場合は郵送するなど早めに対応してもらうと良いでしょう。
ここ数年で特に首都圏の不動産会社では連帯保証人ではなく家賃保証会社の利用を義務付けていることが増えているので、連帯保証人に対してあまり多くの書類へのサインや捺印を必要としないケースが増えています。
家賃保証会社のメリットは借主が家賃を支払わずに出て行ってしまったなどの場合に家賃を代わりに支払ってもらえるため、貸主は安心して部屋を貸すことができるのですが、あくまで家賃の保証しか行っていないため他のトラブルには対応していません。
ですので他のトラブルが発生した場合には原則として連帯保証人(緊急連絡先)に連絡がいくため、保証人の氏名・住所・電話番号などの連絡先は必須です。
賃貸物件の申し込み時・契約時に書類と一緒に用意するもの
申し込み時と契約時には書類以外にも必要なものがいくつかありますのでそれぞれご説明します。
申し込み時
申し込み時には書類のほかに印鑑のみで大丈夫です。
なお、シャチハタは不可となっており認印を持っていけば問題ありません。
契約時
契約時には「印鑑」「銀行口座が分かるもの(通帳など)」「身分証明書」「契約金」の4点が必要です。
不動産会社によって多少異なる場合もありますが、基本的に下記の通りになります。
| 印鑑 | 申し込み時と同様、シャチハタ不可。認印を持っていくこと。 |
| 銀行口座が分かるもの | 家賃の引き落としで支払う口座番号が分かる通帳など。 |
| 身分証明書 | 運転免許証や保険証、パスポートなど。 |
| 契約金 | 敷金・礼金・火災保険料・仲介手数料・前家賃(入居日から次回家賃引き落とし日までの日割り費用)など。 |
なお、契約金の一部は次回の家賃引き落とし時に一緒に支払うこともあり、金額は事前に説明されますのでよく確認しておきましょう。
フリーランスや学生で収入の証明をしにくい場合はどうする？
一般的に「支払い能力の有無」が物件を借りるときの判断基準となっていますので、収入金額の提示や収入保障が必要です。
女性知らない人に自分の年収・収入を教えるの？
と、少々不安や嫌な気持ちになってしまうかもしれませんが、自分が物件の所有者で入居者を迎えると考えたときに、支払い能力が全くないもしくは収入が不安定な人には貸すのをためらってしまうと思います。
ではどのようにして支払えることを証明するのでしょうか。
会社員であればこれまで説明したとおり源泉徴収などの提出で問題ないのですが、フリーランスなどの安定収入のない方や学生・新社会人などで収入実績がない場合についてご説明していきましょう。
フリーランス・自営業の場合
フリーランスなどの収入があまり安定していない方だと、どうしても審査が厳しくなってしまい、収入に対してあまりにも家賃が高かったりする場合には断られてしまう可能性も。
必要な書類としては直近の確定申告書または納税証明書を用意してください。
契約を断られないためにも、家賃目安は月収に対して2割から3割程度だと問題ないとされていますので、物件探しの参考にしてみてください。
学生・新社会人・転職後すぐの場合
未成年かつ学生の場合は契約者は保護者になることがあり、学生証や合格通知書の提示が必要なことがありますので準備しておくと良いでしょう。
また、新社会人や転職したばかりの方は下記の書類を揃えてください。
- 内定通知書または雇入通知書
- 労働条件通知書(労働条件等が記載されている書類)
- 給与明細3ヶ月分(あれば)
基本的にはこの3点ですが、3ヶ月程度の預金通帳コピーが必要な場合があります。
預金通帳にある程度の残高があれば収入実績をすぐに証明できなくても大丈夫な場合も。
提出書類は不動産会社や大家さんによって異なりますので、後で慌てることがないように早めのうちに確認しておくと良いでしょう。
特に労働契約書は入社時や契約時に受け取る書類ですが、万が一失くしてしまったり捨ててしまった場合などは再発行を勤務先にお願いしなければなりません。
そうなると時間が掛かってしまうことがありますので、部屋を借りることが決まっているのであれば早めに準備しておき、失くさないようにしましょう。
まとめ
今回は賃貸物件の申し込みや契約時に必要なものについてお話ししました。
賃貸物件への入居までの流れは「申し込み」「審査」「本契約」であるため、それぞれに必要なものがあることが理解できたと思います。
また、基本的に印鑑はシャチハタは不可ですが必ず必要となっているため、申し込み時や契約時には必ず持っていくと安心です。
また、契約時には敷金・礼金などの費用の支払いが必要となりますので、こちらもあらかじめ確認しておき、当日忘れないようにしましょう。
フリーランスや学生などでもきちんと書類の提出ができれば物件を借りることができますので、よほど収入が不安定でなければ安心して不動産会社へ足を運んでください。
なお、各書類は入手先が遠かったり発行に時間が掛かってしまうものもありますので、早めに準備しておくと安心です。
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